Auditul parcului auto

Noi propunem clientilor nostri nu doar niste simple analize disparate, cu efect marginal pentru sanatatea  operationala  si financiara a parcului auto, propunem clientilor nostri o strategie  integrata ce face ca drumul spre o sanatoasa administrare sa fie o autostrada a cunostintelor si inovatiei.

Auditul parcului auto include:

Procesul Operational:

- Auditare mod in care se inregistreaza km la fiecare masina in parte (atentie! Nu inseamna ca verificam fiecare masina in parte);

- Auditare mod in care se inregistreaza consumul de combustibil la fiecare masina in parte;

- Auditare mod in care se inregistreaza reparatiile la fiecare masina in parte;

- Auditare modul in care se controleaza nr de km pentru fiecare masina in parte;

- Existenta consumului normat pe fiecare tip de masina in parte si modul de stabilire al acestuia: aspecte legale si tehnice;

- Auditare modul de calcul al consumului de combustibil si modul de verificare al respectarii consumului normat;

- Auditare modul in care se respecta procedurile cu privire la alimentare, inregistrarea km, predarea documentelor la sosire si plecare din cursa, inregistrari privind incidentele masinilor etc;

- Auditare modul de lucru operational cu auto aflate in alte zone decat cea in care se afla administratorul de flota;

- Control modalitate de reparatii masini si corectitudine reparatii;

- Control planificare activitati la nivel de flota;

- Verificare timp de utilizare masini vs timp de stationare; identificare probleme;

- Verificare transparenta si trasabilitate a deciziilor operationale pe flota;

- Verificare modalitati de control ale activitatii;
 Documentatia:

- Auditare mod de intocmire a documentelor: foi de parcurs; FAZ-uri etc;

- Circuit facturi si mod de aprobare; verificarea corectitudinii aprobarilor si a trasabilitatii pentru toti furnizorii de servicii sau produse pentru flota, verificare corectitudine metoda de aprobare;

- Auditare mod de evidenta a documentelor cu perioada limitata de valabilitate: RCA, Casco, Vigneta, Vizita medicala si psihologica Sofer, ITP,Tahograf (daca e cazul), etc, evaluand riscurile privind aparitia incidentelor;

- Verificarea corectitudinii intocmirii documentelor in traseu (km, alimentari);

- Verificarea procedurilor operationale: alimentari, reparatii, intocmiri documente de flota, achizitii, vanzari, dosarul masinii, plecarea si sosire din cursa, circuit documente, circuit facturi etc.;

- Verificare corectitudine comenzi si circuit de comanda marfuri furnizori; verificare stocuri (daca e cazul) si alocarea produselor din stoc catre consum;
3. Informatii + Financiar
- Verificare circuit informatii in companie: procedura, circuit informatii furnizori, clienti, ciclul de aprobari, etc.;

- Verificare costuri: ce tipuri de costuri se urmaresc in companie si corectitudinea intocmirii lor;

- Verificare rapoarte: tipuri de rapoarte care se folosesc, modalitate de generare a rapoartelor, corectitudine intocmire;

- Verificare existenta KPI si urmarire realizare KPI (daca nu exista si nu sunt definite analizam posibilitatea introducerii );

- Verificare rapoarte sau situatie costuri: combustibil, Km, reparatii, casco, rca, comunicatii, gps etc;

- Analiza implementarea rapoarte care sa ofere o situatie a costurilor cu flota care sa poata fi corelata la nivel de management cu situatia costurilor operationale ale altor departamente: tehnic, vanzari, productie, conta, diverse centre de cost etc;

- Verificare alocare corecta costuri pe centre de cost ;

- Verificare procedura vanzari masini: cand se ia decizia de vanzare, in baza caror parametri (verificare din punct de vedere financiar, decizii bazate pe cifre si modalitatea in care aceste decizii sunt transparente);

- Verificare achizitii (analiza financiara achizitii ): alegerea celei mai bune masini pentru specificul firmei pe baza unei decizii luate dupa efectuarea unui raport financiar –operational;

- Evaluare sistem informatic de management al flotei, circuite paralele, modalitate de operare in sistemul informatic (daca e cazul);

La sfarsitul exercitiului se va emite un raport care va avea urmatoarele elemete:

- Descrierea situatiei actuale si propuneri de imbunatatire pentru punctele prezentate mai sus;

- Termene de implementare a masurilor si propunerilor prezentate mai sus;

- Evaluare financiara estimativa privind pierderile financiare si operationale cu flota;

- Evaluare financiara estimativa privind beneficiile financiare dupa implementarea masurilor propuse;

- Evaluare personal (manager de flota) din punct de vedere profesional;

- Propuneri operationale privind fluidizarea proceselor, reducerea costurilor,imbunatatirea proceselor de control, masurare si inregistrare a datelor;

- Propuneri privind modificari ale sistemului informatic al managementului flotei (daca e cazul) sau adoptarea unui sistem (daca e cazul);